1.1 Contexte
Acerum Québec et l’Union des distillateurs de spiritueux d’érable (UDSÉ) — ci-après désignés collectivement « l’Organisation » — regroupent les distilleries membres œuvrant à la production, la promotion et la protection de l’Acerum du Québec (IGP). Dans le cadre de ses activités d’information, de gestion des membres, de communication et de relations publiques, l’Organisation traite certains renseignements personnels.
La présente politique vise à assurer la protection de ces renseignements et à encadrer la manière dont l’Organisation les collecte, utilise, communique, conserve et détruit. Elle informe toute personne souhaitant comprendre comment leurs données sont traitées, notamment lorsqu’elles visitent acerum.ca ou utilisent l’un de nos formulaires (adhésion, infolettre, contact média, demandes générales).
En naviguant sur notre site ou en utilisant nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris cette politique et consentez, lorsque requis, au traitement de vos données conformément à celle-ci.
1.2 Application et définitions
Cette politique s’applique à l’ensemble du personnel, administrateurs, contractuels, membres de l’UDSÉ et toute personne fournissant des services pour le compte de l’Organisation.
Elle couvre tous les renseignements personnels que nous gérons : membres, visiteurs, partenaires, médias et utilisateurs du site Internet.
Un « renseignement personnel » est tout renseignement concernant une personne physique permettant de l'identifier directement ou indirectement (ex. : nom, adresse, téléphone, courriel).
Un « renseignement personnel sensible » inclut les données pour lesquelles un haut niveau de protection est attendu (ex. : informations bancaires d’un membre).
Les coordonnées professionnelles ne sont pas considérées comme des renseignements personnels (ex. : téléphone ou adresse au travail), sauf si elles permettent d’identifier une personne directement.
1.3 Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir plusieurs types de renseignements personnels.
Objectifs de la collecte
Les renseignements sont collectés uniquement pour les raisons prévues dans la présente politique.
Voici quelques motifs de collecte :
Gestion des membres de l’UDSÉ (adhésion, renouvellement, communication interne).
Réponses aux demandes transmises via les formulaires du site (contact général, demandes médias, proposition d’événements, recettes, etc.).
Abonnement à l’infolettre.
Analyse du trafic Web à l’aide de données anonymisées (Google Analytics).
Finalités
Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour :
Communiquer avec les distilleries membres et gérer leur dossier administratif.
Répondre aux demandes du public, des médias, des partenaires ou des institutions.
Diffuser des informations sur l’Acerum, ses actualités, ses événements ou ses actions de promotion.
Améliorer notre site web et nos outils numériques (via données anonymisées).
Respecter nos obligations légales et administratives.
Renseignements collectés
L’Organisation collecte de façon licite et transparente :
Identifiants personnels : nom, prénom, courriel, téléphone, région, rôle (médias, membre, distillerie, public).
Données professionnelles (si fournies par une distillerie ou un journaliste).
Données de navigation anonymisées (IP, type d’appareil, pages consultées).
1.3.1 Consentement
L’Organisation recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf exception légale. Le consentement peut être implicite lorsqu’un formulaire est soumis volontairement.
1.3.2 Collecte
Nous ne collectons que les renseignements nécessaires à la prestation de nos services, à la gestion des membres et à la diffusion d’informations sur l’Acerum (IGP). Pour toute donnée transmise par un mineur, un consentement parental est requis.
Collecte auprès de tiers
Dans certains cas, des renseignements peuvent être validés auprès d’un tiers (ex. : contact média institutionnel, informations publiques d’une distillerie). Un consentement sera obtenu lorsque la loi l’exige.
1.3.3 Détention et utilisation
Nous nous assurons que les renseignements détenus sont exacts et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
L’accès est limité au personnel ou administrateurs dont la fonction le nécessite (gestion des membres, relations médias, administration). Tout autre accès requiert un consentement.
1.3.4 Communication
Nous obtenons le consentement avant toute communication à un tiers, sauf exceptions prévues par la loi.
Organismes publics si requis par la loi ;
Fournisseurs de services numériques (hébergement, infolettre, CRM) ;
Parties impliquées dans une transaction institutionnelle ou administrative.
Transfert hors Québec
Certains renseignements peuvent transiter hors Québec (hébergement Webflow, infolettre, outils infonuagiques). Une évaluation de protection est effectuée selon la Loi 25.
1.3.5 Technologies utilisées
Témoins de connexion (cookies)
Notre site utilise des cookies pour mémoriser les préférences linguistiques et analyser la fréquentation du site.
Google Analytics
Utilisé pour améliorer l’expérience utilisateur. Les données sont anonymisées et ne permettent pas d’identifier une personne.
Formulaires Web
Nous recueillons des renseignements via nos formulaires (contact, infolettre, devenir membre, demandes médias).
1.4 Conservation et destruction
L’Organisation conserve les renseignements pour la durée nécessaire aux objectifs :
Formulaires de contact : jusqu’au traitement complet de la demande.
Données des membres : pour toute la durée d’adhésion + période légale minimale.
Données infolettre : jusqu’au désabonnement.
Données anonymisées Analytics : selon politiques de Google.
Une fois la durée écoulée, les données sont détruites ou anonymisées.
1.5 Responsabilités
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Acerum Québec / UDSÉ supervise l’application de cette politique et le respect de la Loi 25.
1.6 Sécurité des données
Nous appliquons des mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels : accès restreint, chiffrement des formulaires, systèmes infonuagiques sécurisés, procédures internes.
1.7 Vos droits
Toute personne peut :
Demander accès à ses renseignements ;
Demander correction ;
Retirer son consentement ;
Demander la suppression ou l’exportation de ses données ;
Obtenir la liste des renseignements détenus.
Les demandes doivent être transmises par écrit (coordonnées ci-dessous).
1.8 Traitement des plaintes
Toute plainte concernant la protection des renseignements doit être envoyée par écrit au responsable. Une réponse sera fournie dans les 30 jours.
1.9 Coordonnées
Responsable de la protection des renseignements personnels
Acerum Québec — IGP
Union des distillateurs de spiritueux d’érable (UDSÉ)
info@acerum.ca
1.10 Publication et modifications
Cette politique est publiée sur notre site Internet et peut être mise à jour à tout moment. Les changements seront indiqués sur cette page.